Telepon memang tidak bisa dilepas dari keberadaan sebuah kantor. Karena telepon merupakan alat komunikasi, yang yang paling efektif untuk mendukung kerja, bahkan di saat perkembangan internet sudah cukup maju

Sebaiknya Anda mempelajari teknologi penggunaan telepon, misalnya bagaimana menggunakan speaker di telepon, bagaimana menyambungkan telepon yang masuk ke nomor extension, dll. Dalam hal bicara, sebaiknya Anda berbicara dengan sopan. Untuk urusan bisnis anda perlu bicara dengan lebih hati-hati, terutama pada pembicaraan awal. Sebaiknya Anda juga bicara dengan nada yang rendah dan halus. Perkenalkan diri anda dan perusahaan jika anda baru memulai kontak bisnis.

Jangan membuang-buang waktu dengan membicarakan hal-hal yang tidak penting, dan jangan sekali-kali berteriak, membanting telepon, sekalipun anda sedang emosi. Jawablah tiap telepon yang masuk dan jawablah telepon yang masuk dengan nada yang ramah dan berwibawa. Sedapat mungkin gunakan telepon hanya untuk keperluan kantor. Untuk urusan pribadi, gunakan jika keadaannya mendesak, misalnya memberi tahu keluarga bahwa anda akan terlambat pulang karena lembur.