Rasanya siapapun sudah tahu pasti kegunaan mesin faksimile di kantor. Melalui mesin faks anda dapat mengirimkan pesan bisnis, mengirimkan penawaran kerjasama, menyampaikan dokumen atau catatan penting pada klien serta masih banyak lagi. Walau cukup mudah menggunakannya, anda perlu mengetahui tata cara memanfaatkan perangkat yang satu ini.

Berikut ini adalah hal penting yang harus anda perhatikan dalam menggunakan mesin faks: Pertama, tuliskan pesan anda di kertas yang bersih dengan singkat dan jelas. Kalau perlu gunakan singkatan-singkatan yang biasa dipakai. Kedua, tulis pesan dengan menggunakan komputer dengan huruf-huruf yang standar. Sebaiknya hindari penulisan pesan dengan tangan, karena tulisan tangan kadang jadi sulit terbaca di mesin faks. Ketiga, cantumkan nomor halaman jika anda mengirim pesan lebih dari satu lembar. sisa kertas kosong itu. Sertakan pula nama dan nomor telepon anda sebagai pengirim. Jika pesan telah terkirim ada baiknya anda hubungi kembali penerima pesan, untuk memastikan bahwa pesan anda telah sampai dengan selamat.