File atau arsip yang banyak dan menumpuk memang terkadang membuat anda binggung ketika harus mencari file yang akan anda pergunakan. Tetapi anda dapat mulai mempermudah pekerjaan anda dengan menyusun file anda dengan menggunakan subjek atau pokok masalah sebagai patokan dalam menyimpan suatu arsip, misalnya arsip tentang masalah perlengkapan kantor dihimpun menjadi satu, juga arsip tentang masalah keuangan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu.

Dalam metode ini, bisa dibuat klasifikasinya yang biasa disebut dengan Daftar Klasifikasi Subjek atau Daftar Indeks, yaitu data yang memuat perincian pokok masalah dari suatu organisasi yang disusun secara alfabetis.