Di era teknologi informasi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas anda di kantor. Fasilitas seperti telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda. Tetapi meski penggunaannya cukup mudah, ada aturan singkat mengenai pemakaiannya. Seperti misalnya telepon. Alat komunikasi ini adalah alat komunikasi yang paling umum.

Siapapun dapat menggunakannya tanpa perlu belajar lebih lama. Tetapi bukan berarti anda dapat menggunakan telepon untuk setiap pembicaraan. Anda dapat menggunakan telepon untuk mengawali pembicaraan penting sebelum anda memulai komunikasi lewat alat lainnya. Bila anda ingin melakukan negosiasi yang cukup panjang, jangan menggunakan telepon. Lebih baik anda bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan.