Berada dilingkungan kantor, anda akan dihadapkan dengan berbagai macam peraturan. Begitu juga dengan penggunaan mesin faks. Dalam mengirimkan faks sebaiknya anda jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Sebaiknya anda hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto melalui faks.

Sementara itu anda anda dapat menggunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya anda gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak.